Les principes de la GED

de | 24 septembre 2017

Pour une entreprise traitant de nombreuses données, la méthode de gestion manuscrite devient obsolète. Encombrante et non sécuritaire, afin de s’assurer de la productivité, la GDE ou la gestion de document électronique a été mise en place. Système reposant sur un procédé informatique, cette nouvelle technologie est disponible en ligne notamment avec www.multidata.lu.

Les principes de la GED

La gestion électronique de documents a pour but principal la centralisation des données manuscrites en donnée numérique. Une fois les données transformées, une sauvegarde est créée pour éviter la perte de données en cas de panne des systèmes notamment par les coupures de courant. Les nouveaux vont ensuite passer par la phase d’indexation. L’indexation vise à procurer une description précise pour chaque donnée. L’indexation peut se présenter sous deux formes, soit l’indexation par type et par concepts. Le premier vise à fournir une description qualifiée de métadonnée. Métadonnée fait référence au statut du document à savoir le titre, l’auteur, à la source, etc. Grâce à ses métadonnées, la catégorisation facilite la recherche. Puis, l’indexation par concepts sert à identifier le contenu du document. Le service de www.multidata.lu prend en main ce type de tâche.

Les avantages de la gestion électronique de documents

La numérisation des données de travail offre de sérieux avantages pour le travail de l’entreprise. Sans la présence d’archives papier, l’entreprise fait un gain de place considérable. Le stockage de document sur disque met en place une sauvegarde en cas d’erreur système comme une panne électrique. Fonctionnant sur un réseau internet ou intranet, le partage de fichiers en instantané augmente la réactivité. Ainsi, un ingénieur ou un fonctionnaire peut obtenir les documents grâce à n’importe quel poste. En outre, la sécurité des documents sensibles est assurée contre les attaques extérieure et intérieure. Seules les employées autorisées peuvent avoir l’accès. Enfin, le flux documentaire est facile à contrôle, permettant de donner la priorité à des tâches majeures.