Gestion électronique des documents : quelles solutions ?

de | 24 septembre 2017

Le temps du papier est désormais révolu. De nos jours, les entreprises peuvent profiter des avancées dans le domaine de l’informatique et celui du numérique. Il est depuis quelques années possible d’opter pour la dématérialisation et profiter des avantages du numérique. Une entreprise moderne et performante est toujours associée à un système de gestion électronique des documents efficaces.

Présentation du concept

Gestion électronique des documents, termes abréviés en GED, ou Document Management System en anglais, désigne en même temps un procédé et un outil. D’abord, il s’agit d’un procédé informatisé de gestion et d’organisation de données électroniques au sein d’une organisation. En tant que procédé, elle permet la numérisation et l’archivage de documents. Ensuite, cette notion est aussi utilisée pour définir les logiciels qui permettent la gestion de contenus documentaires. Un outil GED garantit une gestion efficace du cycle de vie d’un document électronique. Le cycle de vie en question comprend la création, le stockage, le partage, l’archivage ainsi que la destruction.

Pour en savoir plus : multidata.lu

À qui profitent les outils d’archivage de documents

Qui dit archivage électronique dit actions, outils et méthodes destinés à regrouper, identifier, sélectionner, classer et sauvegarder des documents ou dossiers sur un support électronique dédié. Les 4 composantes de la GED sont l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion. Toute structure en quête d’efficacité ou voulant optimiser organisation et coûts s’intéressent à la gestion électronique des documents. La gestion électronique de documents est donc destinée aussi bien aux grandes firmes qu’au TPE et PME.

De multiples avantages

La gestion électronique des documents permet d’accéder à de nombreux avantages. Elle permet de rendre chaque information facilement accessible par les principaux intéressés. De ce fait, le gain de temps est assuré. Elle est écologique, car évite l’usage abusif de papier. Le principe facilite la mise à jour des documents et évite leur multiplication. Ce qui réduit les risques de doublons ou la perte de données. Avec les bons outils de gestion documentaire, les usagers peuvent sécuriser le stockage et l’accès à certains documents sensibles. Ces logiciels sont au service des démarches ISO, notamment la norme ISO 9001 qui a des exigences concernant la maîtrise documentaire. Ils constituent une solution efficace pour une entreprise en quête d’efficacité et plus de rentabilité.

Trouver les solutions : multidata.lu