Gestion électronique des documents : quelles solutions ?

Le temps du papier est désormais révolu. De nos jours, les entreprises peuvent profiter des avancées dans le domaine de l’informatique et celui du numérique. Il est depuis quelques années possible d’opter pour la dématérialisation et profiter des avantages du numérique. Une entreprise moderne et performante est toujours associée à un système de gestion électronique des documents efficaces.

Présentation du concept

Gestion électronique des documents, termes abréviés en GED, ou Document Management System en anglais, désigne en même temps un procédé et un outil. D’abord, il s’agit d’un procédé informatisé de gestion et d’organisation de données électroniques au sein d’une organisation. En tant que procédé, elle permet la numérisation et l’archivage de documents. Ensuite, cette notion est aussi utilisée pour définir les logiciels qui permettent la gestion de contenus documentaires. Un outil GED garantit une gestion efficace du cycle de vie d’un document électronique. Le cycle de vie en question comprend la création, le stockage, le partage, l’archivage ainsi que la destruction.

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À qui profitent les outils d’archivage de documents

Qui dit archivage électronique dit actions, outils et méthodes destinés à regrouper, identifier, sélectionner, classer et sauvegarder des documents ou dossiers sur un support électronique dédié. Les 4 composantes de la GED sont l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion. Toute structure en quête d’efficacité ou voulant optimiser organisation et coûts s’intéressent à la gestion électronique des documents. La gestion électronique de documents est donc destinée aussi bien aux grandes firmes qu’au TPE et PME.

De multiples avantages

La gestion électronique des documents permet d’accéder à de nombreux avantages. Elle permet de rendre chaque information facilement accessible par les principaux intéressés. De ce fait, le gain de temps est assuré. Elle est écologique, car évite l’usage abusif de papier. Le principe facilite la mise à jour des documents et évite leur multiplication. Ce qui réduit les risques de doublons ou la perte de données. Avec les bons outils de gestion documentaire, les usagers peuvent sécuriser le stockage et l’accès à certains documents sensibles. Ces logiciels sont au service des démarches ISO, notamment la norme ISO 9001 qui a des exigences concernant la maîtrise documentaire. Ils constituent une solution efficace pour une entreprise en quête d’efficacité et plus de rentabilité.

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Les principes de la GED

Pour une entreprise traitant de nombreuses données, la méthode de gestion manuscrite devient obsolète. Encombrante et non sécuritaire, afin de s’assurer de la productivité, la GDE ou la gestion de document électronique a été mise en place. Système reposant sur un procédé informatique, cette nouvelle technologie est disponible en ligne notamment avec www.multidata.lu.

Les principes de la GED

La gestion électronique de documents a pour but principal la centralisation des données manuscrites en donnée numérique. Une fois les données transformées, une sauvegarde est créée pour éviter la perte de données en cas de panne des systèmes notamment par les coupures de courant. Les nouveaux vont ensuite passer par la phase d’indexation. L’indexation vise à procurer une description précise pour chaque donnée. L’indexation peut se présenter sous deux formes, soit l’indexation par type et par concepts. Le premier vise à fournir une description qualifiée de métadonnée. Métadonnée fait référence au statut du document à savoir le titre, l’auteur, à la source, etc. Grâce à ses métadonnées, la catégorisation facilite la recherche. Puis, l’indexation par concepts sert à identifier le contenu du document. Le service de www.multidata.lu prend en main ce type de tâche.

Les avantages de la gestion électronique de documents

La numérisation des données de travail offre de sérieux avantages pour le travail de l’entreprise. Sans la présence d’archives papier, l’entreprise fait un gain de place considérable. Le stockage de document sur disque met en place une sauvegarde en cas d’erreur système comme une panne électrique. Fonctionnant sur un réseau internet ou intranet, le partage de fichiers en instantané augmente la réactivité. Ainsi, un ingénieur ou un fonctionnaire peut obtenir les documents grâce à n’importe quel poste. En outre, la sécurité des documents sensibles est assurée contre les attaques extérieure et intérieure. Seules les employées autorisées peuvent avoir l’accès. Enfin, le flux documentaire est facile à contrôle, permettant de donner la priorité à des tâches majeures.

Analyse d’un software pour la comptabilité et la gestion financière : Bob

Sage Bob est un logiciel permettant aux entreprises de traiter les ressources financières de celles-ci en leur apportant de nombreux avantages que nous allons tout de suite étudier.
Une adaptation spécifique à chaque entreprise avantageuse

Le Bob vous permet de tout savoir sur votre entreprise en seulement quelques clics grâce à une interface personnalisable, simplifiée et intuitive. Vous pouvez également rajouter ou bien d’enlever des outils à ce dernier, afin d’avoir un suivi optimal de votre entreprise, adapté aux besoins de cette dernière.
Efficacité générée par une automatisation

En ajout à ceci, nous pouvons rajouter que ce logiciel permet de traiter rapidement et automatiquement de tâches répétitives (nous pouvons par exemple citer des paiements, des notes de frais, des remises de TVA, …) C’est ce dont la société Multidata a d’ailleurs décider de réaliser. En outre, cela procure à une entreprise la possibilité de réaliser d’autres tâches, d’acquérir une meilleure gestion à la fois de ses délais et de son portefeuille financier pour un chiffre d’affaire et des bénéfices en hausse.

Finance et comptabilité

Le logiciel de Sage apporte en plus un suivi détaillé de vos transactions financières réalisées. Il se propose même de vous conseiller et de vous apporter des conseils pour une meilleure rentabilité de votre entreprise. Le Bob crée entre autre des rapports synthétiques à propos de votre gestion financière, afin que votre entreprise puisse améliorer sa situation financière. Il permet véritablement de tout savoir sur votre entreprise en temps réel !

Un logiciel et une société reconnus mondialement

La société Sage, créatrice du logiciel Bob, a acquis au cours des dernières décennies une notoriété et reconnaissance sans appel, et ceci de par les nombreux logiciels, qui ont su avec succès faire bénéficier les sociétés qui lui ont fait confiance. Sage bénéfice ainsi à ce jour de plus de 4000 partenaires aux quatre coins du monde, dont Multidata.

Revue d’un logiciel de gestion et de comptabilité financière : Sage Bob comptabilité

Le logiciel Sage Bob offre de multiples services, essentiels au fonctionnement efficace d’une entreprise (comme par exemple, pour Multidata)

Comptabilité et finance

Bob vous permet d’avoir un suivi précis de vos achats, dépenses, rentabilité et bénéfices réalisés ; puis de les analyser afin d’optimiser ces derniers. Bob va également créer des rapports synthétiques sur vos dernières activités, pour que l’entreprise puisse réagir et s’adapter des résultats fournis par le Bob.

Automatisation des processus pour une efficacité optimale

Un autre aspect intéressant de ce logiciel est le traitement automatique, rapide, fiable et sécurisé de tâches récurrentes (par exemple : paiement récurrents, remises de TVA, notes de frais, …) Ceci permet à l’entreprise de mieux gérer son emploi du temps et de se focaliser exclusivement sur d’autres tâches afin d’augmenter la productivité de celle-ci.
Personnalisation au regard des besoins de chaque entreprise (avec site web optionnellement)

Sage fournit la possibilité d’ajouter ou de retirer des modules et fonctionnalités à son logiciel, pour qu’il s’adapte au mieux aux besoins réels de l’entreprise. Des outils comme « Companyweb », « CodaBox », « EMAsphere » et bien d’autres peuvent se greffer au Bob comptabilité pour une gestion comptable encore davantage spécialisée. A noter qu’il est possible d’obtenir une version « online », qui permet d’accéder à une version du Bob sur Internet, sur un site web.

Logiciel à la pointe reconnus et utilisés par des grands

Sage est mondialement reconnu pour les services qu’elle propose et se place ainsi à la 3ème place en tant qu’éditeur de logiciels en Europe en 2015 et en tant que leader sur le marché des PME en France en 2015.

Sage, c’est également plus de 4000 partenaires (dont Multidata), qui lui font confiance et exploitent chaque jour ses solutions de qualité en matière de comptabilité et de gestion financière.

Tout sur les vannes EGR

Élément le plus susceptible de causer une panne sur un véhicule diesel, les vannes EGR sont pourtant indispensables. Mais de quoi s’agit-il en réalité ? Réponse ci-dessous.

Leur rôle
Les vannes EGR (Exhaust Gaz Recirculation) servent à diminuer les émissions de gaz à effet de serre produits pas les moteurs diesel. Apparues d’abord aux États-Unis dans les années 70, elles permettent de réduire les émissions de NOx, un gaz très nocif sur le plan environnemental.

Suite aux inquiétudes grandissantes quant au réchauffement climatique, elles sont désormais obligatoires dans l’Union européenne sur toutes les voitures diesel récentes. Principalement destinées aux diesels, ces vannes se retrouvent sur certains modèles essence. Dans ces cas, elles aident non seulement à amoindrir la pollution en NOx, mais également à améliorer les performances globales de ces véhicules.

Leur fonctionnement
Quand le moteur brûle du diesel mélangé à l’air, avec un surplus d’oxygène, il rejette du NOx. La vanne EGR remédie à cela en redirigeant, grâce à son clapet, 5 à 35 % des gaz d’échappement, où l’oxygène est plus rare, vers le système d’injection qui les redistribue dans le moteur.

De la sorte, la température de combustion diminue, entrainant avec elle une baisse de la production de NOx. Ce système ne marche que lorsque le moteur tourne à bas régime, au ralenti. Quand il tourne à plein régime, la vanne ne s’ouvre pas. Ce fonctionnement est à l’origine des nombreuses pannes liées à la vanne. En effet, comme le moteur brûle moins (la combustion a besoin d’oxygène), il émet plus de particules. Ces derniers viennent alors obstruer la vanne EGR.

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